مهارت ارتباط موثر؛ چگونه با دیگران بهتر ارتباط برقرار کنیم؟ - زرین گراف

عدم توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران می تواند بر موفقیت شما در هر زمینه ای تاثیر گذارد. در این مقاله با 15 مهارت ارتباط موثر که همیشه باید به یاد داشته باشید، بیشتر آشنا خواهیم شد.

1. مخاطب خوبی باشید

شنیدن، اولین مهارت در برقراری ارتباطی موثر است. اگر ندانید مخاطب شما چه چیزی می خواهد یا نیاز دارد، نمی توانید ارتباطی موثر برقرار کنید. شما نمی توانید مسائل را از دیدگاه آنها نگاه کنید. بنابراین از آنجایی که حرف آنها را درک نمی کنید، تحت تاثیر قرار دادن آنها کاری سخت خواهد بود.

مهارت گوش کردن یکی از سه مهارت اصلی و ضروری برای ورود به بازار کار است. این مهارت به فرد این امکان را می دهد که با کارفرمایان، مدیران، همکاران و مشتریان خود، رابطه ای محبت آمیز برقرار کند که این امر به نوبه خود باعث ایجاد ارتباط موثر در محیط کار می شود.

برای اینکه مخاطب خوبی شوید، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• با مخاطب تماس چشمی خود را حفظ کنید.
• حرف دیگران را قطع نکنید.
• وول نخورید و مدام با چیزی ور نروید؛ این رفتاری گیج کننده و بی ادبانه است که نشان دهنده بی صبری یا بی حوصلگی شماست.
• به دیگران گوش کنید برای اینکه حرف آنها را درک کنید، نه اینکه فقط بخواهید پاسخ دهید.
• زبان بدن مخاطب، حالت صورت و دیگر نشانه های غیر کلامی را تفسیر کنید.
• احساسات خود را کنترل کنید؛ اجازه ندهید عصبانیت، ترس یا نگرانی، شما را از گوش دادن به حرف مخاطب منحرف کند.
• تعصب یا پیش داوری خود را نسبت به مخاطب کنار بگذارید؛ زیرا این موضوع مهارت گوش دادن شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد.

خوب گوش دادن برای ارتباط موثر

2. قبل از بیان ایده های خود، آنها را شفاف و روشن کنید

قبل از اینکه هر حرفی بزنید، یک لحظه به آن فکر کنید. یک بررسی اصولی از ایده تان، آن را ساده و روشن می کند. برنامه ریزی ارتباط، گامی مهم است که اغلب، افراد آن را نادیده گرفته و به همین دلیل نتیجه خوبی از تعاملات خود به دست نمی آورند. بداهه گویی و دقت نداشتن به اصول فن بیان در زندگی می تواند منجر به خراب شدن مصاحبه، مذاکرات تجاری، درخواست شغلی، سخنرانی و دیگر موارد شود.

قبل از اینکه حرفی بزنید، یک لحظه به آن فکر کرده و سؤالات زیر را از خود بپرسید:

• پیام من چیست؟
• از این ارتباط چه چیزی می خواهم به دست آورم؟
• می خواهم مخاطب به این پیام، چه واکنشی نشان دهد؟
• مخاطب من چه کسی است و بهترین راه برقراری ارتباط با او چیست؟

3. تمرین همدلی

همدلی یکی از توانایی های اصلی برای سنجش هوش هیجانی است. همدلی در ارتباطات به توانایی درک مخاطب، احساسات او، واکنش های احتمالی به پیام شما، نگرش ها، سابقه و هرگونه اطلاعات دیگر درباره آنها اشاره دارد که به شما این امکان را می دهد تا پیام خود را به گونه ای ارائه کنید که باعث نارضایتی آنها نشود، که پیام را درک کرده و در نهایت با ایده های شما موافقت کنند.

در زمان برقراری ارتباط با دیگران، شما باید از همدلی برای پیش بینی واکنش مخاطب به پیام خود، استفاده کنید. در نتیجه می توانید از بهترین کلمات و رویکردها در پیام خود استفاده کرده تا مانع از مخالفت مخاطب با خود شوید.

برای ایجاد همدلی در ارتباط، سؤالات زیر را از خود بپرسید:

• مخاطب من کیست؟
• عقاید یا نگرش آنها چیست؟
• سابقه آنها چیست؟
• رابطه و ارتباط ما با یکدیگر چگونه است؟
• آنها چه برداشتی از من دارند؟
• آنها چه واکنشی به پیام من نشان خواهند داد؟

4. در نظر دریافت زمینه و شرایط

زمینه، به موقعیتی گفته می شود که در آن ارتباط اتفاق می افتد. موقعیت ممکن است رسمی یا غیر رسمی باشد. بعلاوه شامل ابعاد دیگری مانند محیط، فعالیت اجتماعی، اهداف گروه، روابط افراد با یکدیگر، پویایی اجتماعی و سایر موارد نیز می شود. در زمان برقراری ارتباط، باید تمام این موارد را در نظر داشته باشید. برای مثال طرز حرف زدن شما با همکار و رئیستان متفاوت است.

در این رابطه، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• محیط فیزیکی را در نظر بگیرید: مثلاً نحوه صحبت شما با همکارتان در محل کار مشابه ملاقات او در یک باشگاه نیست.
• پویایی اجتماعی را در نظر بگیرید: برای مثال صحبت با یک زن و شوهر مشابه حرف زدن با خواهر و برادر نیست.
• نوع فعالیت: نحوه گفتگو با همکارانتان در دفتر همانند گفتگو در زمان تمرینات تیمی نیست.

5. مختصر گویی

یکی از اشتباهات افراد در برقراری ارتباط، پرحرفی و پرگویی است. دیگران علاقه ای به درازگویی و طول و تفصیل در کلام ندارند، به خصوص اگر فرد بخواهد ضعف و سطحی بودن ایده های خود را با کلمات غیر ضروری پنهان کند.

ارتباط موثر باید سریع و به سرعت انجام شود. همیشه یکراست سر اصل مطلب بروید. مختصر گویی اساس شفافیت است، مشروط بر اینکه تمام جزئیات مهم را ارائه دهید.

در این رابطه، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• قبل از بیان مطلب، بدانید که چه می خواهید بگویید.
• مؤلفه ها و نکات مهم پیام خود را شناسایی کنید.
• کلمات کلیدی ایده های خود را مشخص کرده و آنها را برای مخاطب توضیح دهید.
• از این شاخه به آن شاخه نپرید.

ارتباط موثر

6. به مخاطب فرصت حرف زدن بدهید

ارتباط یک تعامل دو طرفه است. شما نمی خواهید که مخاطب فکر کند برای او سخنرانی می کنید. زمانی که مخاطب در گفتگو شرکت نکند، بدگمان، بی حوصله یا بی توجه می شود. برای تشویق مخاطب جهت شرکت کردن در گفتگو می توانید از او سؤالات زیر را بپرسید:

• شما چه فکر می کنید؟
• نظر شما در این باره چیست؟
• این نظر من است، شما چه عقیده ای دارید؟

7. مودب و متواضع باشید

ارتباط نمی تواند در محیطی بی اعتماد و بی ادبانه شکل گیرد. احترام و تواضع باعث ایجاد رابطه ای سالم میان شما و مخاطب می شود.

احترام و تکریم نشان می دهد که شما برای شخص مقابل ارزش قائل هستید. برای ایجاد احترام در رابطه، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• به مخاطب خود سلام کنید.
• از کنایه یا سخنان توهین آمیز استفاده نکنید.
• با مخاطب خود همدلی کنید.
• درباره نظر و عقیده آنها سوال کنید.
• از کلمات مناسب برای گفتگو استفاده کنید.
• از کلمات مبتذل و رکیک استفاده نکنید.

8. از نصیحت و مشاوره درخواست نشده، اجتناب کنید

این یکی از سخت ترین کارها برای حفظ ارتباط موثر است. همه افراد بر این باورند که دیدگاه آنها بهترین راه ممکن برای درک جهان است! طبیعتاً اختلاف نظر امری اجتناب ناپذیر است. با این حال اگر می خواهید ارتباطی موثر داشته باشید، نصیحت های رایگان خود را برای خودتان نگه دارید، مگر اینکه از شما درخواست کمک شود.

نصیحت و مشاوره های درخواست نشده، غالباً ناخوشایند بوده و افراد معمولاً توجهی به آنها نمی کنند.

9. اعتبار و باورپذیری موضوعی غیرقابل مذاکره است

یک ایده معتبر و باورپذیر، ایده ای است که مخاطب به صحت آن باور داشته باشد. اگر ایده ای نادرست به نظر بیاید، مخاطب از آن فاصله خواهد گرفت.

اگر هدف شما این است که مخاطب، دیدگاهتان را قبول کند، باید بر روی پیام و نحوه ارائه خود به دقت کار کرده و مطمئن شوید که واقعی و صادقانه به نظر بیاید. در این رابطه نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• ارائه شما باید حاوی آمار و اطلاعات واقعی باشد. این موضوع نشان می دهد که شما در این رابطه تحقیق و جست و جو کرده اید و استدلال های شما قانع کننده تر به نظر خواهند رسید.
• در صورت امکان، می توانید داستانی شخصی در رابطه با موضوع مورد نظر مطرح کنید تا مخاطب از لحاظ احساسی درگیر شود. این کار می تواند باعث شود که آنها به شما اعتماد کنند.
• اگر برای موضوع خود، توصیه نامه یا اطلاعاتی باورانگیز دارید، آنها را به مخاطب نشان دهید. برای مثال، شما به احتمال زیاد به یک متخصص تغذیه بیشتر اعتماد می کنید که به شما بگوید برخی از غذاها ناسالم هستند، تا اینکه چنین حرفی را از یک لوله کش بشنوید.
• در رابطه با موضوع خود، متخصص شوید. بنابراین هر زمان که راجع به موضوع مورد نظر چیزی بگویید، دیگران به شما اعتماد خواهند کرد. این یک استراتژی بلند مدت است.

10. ایجاد احساس و هیجان

شاید ایجاد حس هیجان و عاطفه در مخاطب کاری فریبنده و مصنوعی به نظر آید، اما اغلب موثر و حتی ضروری است. برای مثال، اگر دو نفر سخنرانی داشته باشند و یکی از آنها از حقایق خشک و بی روح استفاده کرده و دیگری سخنرانی اش را با حقایقی از زندگی خود ترکیب کند، به نظر شما مخاطب با چه کسی بیشتر ارتباط برقرار خواهد کرد؟ بدیهی است که با نفر دوم.

در حالی که حقایق می توانند باعث وحشت و ترس ما شوند، احساسات می توانند ما را به گوینده پیوند دهند. برای ایجاد احساس در ارتباطات خود، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• داستان بگویید. داستان ها نسبت به حقایق، ما را بیشتر تحت تاثیر قرار می دهند.
• از همدلی برای نشان دادن درک دیدگاه دیگران استفاده کنید. زمانی که به دیگران نشان دهید که احساسات آنها را درک می کنید، آنها تمایل بیشتری به شنیدن حرف های شما از خود نشان خواهند داد.
• از استعاره، تشبیه و دیگر سبک های ادبی استفاده کنید تا پیام شما در ذهن مخاطب باقی بماند.

حتما بخوانید: 50 کلید آداب معاشرت برای درخشش در روابط اجتماعی

11. صادق باشید

شاید برای رسیدن به نتیجه مورد نظر خود بخواهید تقلب کرده و آنچه که مخاطب دوست دارد بشنود را به او بگویید. شاید تقلب و دستکاری در کوتاه مدت جواب دهد، اما زمانی که دیگران متوجه کار شما شوند، از روش های شما بیزار شده و شما اعتبار خود را از دست خواهید داد.

اگر پیام شما به خودی خود ارزشمند باشد، مطمئن باشید که بدون هیچ دروغ و فریبی می تواند مخاطب را به خود جذب کند. برای اینکه صادق به نظر بیایید، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• صحت اطلاعات خود را بررسی کنید. اگر مشخص شود که پیام شما براساس اطلاعات نادرستی بوده است، اعتبارتان زیر سوال قرار گرفته و صحت و اعتبار پیام شما از بین خواهد رفت.
• در زمان گفتن اخبار بد، صادق باشید. اخبار را به طور واضح بیان کرده و حاشیه نروید.
• به هنگام عذرخواهی، صادق باشید. دیگران می توانند متوجه نقش بازی کردن شما شوند. بنابراین به هنگام عذرخواهی یا حتی ابراز قدردانی، صادق و راستگو باشید.
• بیش از حد تملق و تعریف نکنید. از دیگران صادقانه تعریف کنید. شاید تملق و چاپلوسی ابتدا جذاب به نظر بیایند، اما می توانند شما را غیرقابل اعتماد نشان دهند.

ارتباط موثر

12. مثبت اندیشی را تمرین کنید

هیچ کس دوست ندارد به طور مداوم مورد انتقاد قرار بگیرد. اگر متوجه اشتباهی در مخاطب خود شدید، آن را نادیده بگیرید. قبل از برقراری ارتباط، اطمینان حاصل کنید که درباره مخاطب خود، احساس یا فکر منفی نمی کنید.

از کنایه و جملات طعنه آمیز اجتناب کنید. درعوض، با مثبت اندیشی به یک ویژگی خوب مخاطب خود فکر کرده و آن را با او در میان بگذارید.

13. احساسات خود را کنترل کنید

احساسات شمشیر دو لبه هستند. از یک سو، زمانی که پرشور و پراشتیاقید، دیگران به شما توجه کرده و به شما اعتماد می کنند. از سوی دیگر، اگر کنترل خود را از دست داده و حرف نادرستی زده یا کار اشتباهی انجام دهید، آنها با شما مخالفت خواهند کرد.

اگر احساس می کنید که می خواهید عصبانی شوید، به آرامی نفس کشیده و آرام صحبت کنید. با انجام برخی تمرین ها سعی کنید بر بدن و ذهن خود کنترل داشته باشید.

14. مراقب نشانه های غیر کلامی باشید

نشانه های غیر کلامی مانند تن صدا و زبان بدن، ابزاری مهم برای برقراری یک ارتباط موثر هستند. در این رابطه، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• در صورت لزوم از حالات چهره مانند لبخند، شکلک، چشمک و چشم غره استفاده کنید.
• برای تأکید بر نکاتی خاص، سر خود را تکان دهید.
• از حرکات دست خود به صورت محدود استفاده کنید.
• از راه رفتن و قدم زدن اجتناب کنید.
• با لحن یکنواخت صحبت نکنید.
• صاف بایستید. قوز نکنید.
• مراقب باشید احساسات منفی خود را با نشانه های غیر کلامی منتقل نکنید.

15. بدانید چه زمانی کوتاه بیایید یا سازش کنید

گاهی اوقات در زمان انتقال پیام خود، بازخورد دیگران می تواند باعث تغییر نظر شما شود. در چنین شرایطی از اینکه نظر خود را با توجه به اطلاعات جدید، تغییر دهید، خجالت نکشید.

اگر احساس می کنید استدلال و نظر دیگران در رابطه با موضوع مورد نظر، بهتر از شماست، از آنها بخواهید که درباره آن بیشتر توضیح داده تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید.

کلام آخر

ارتباطات بخشی طبیعی از زندگی بشر است و هرچه قدر در برقراری ارتباط بهتر باشید، در نتیجه در تعاملات اجتماعی بهتر عمل خواهید کرد. بدون ارتباط مناسب، همکاری با دیگران سخت شده و حتی می تواند منجر به درگیری شود.

امیدواریم با خواندن این مقاله، یاد گرفته باشید که چطور ارتباطی موثر با دیگران برقرار کنید. لطفا نظرات و پرسش های خود را درباره این مقاله با ما و دیگر مخاطبان انگیزه در میان بگذارید. پیشنهاد می کنیم مقاله مهارت اثر گذاشتن بر دیگران را نیز در انگیزه مطالعه کنید و روش هاسی متقاعدسازی دیگران را بهتر بیاموزید.

منبع: مجله انگیزه